Tilgangur

Tilgangur skjala- og upplýsingastefnu er að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala frá því þau verða til og þar til þau eru grisjuð eða komið fyrir í varanlegri geymslu og uppfylla kröfur sem gerðar eru til skjalastjórnar skv. lögum.

Umfang

Skjala- og upplýsingastefnan nær til allra gagna sem móttekin eru, útbúin eða viðhaldið í starfsemi TR óháð formi og miðlum. Stefnan nær til allra kerfa og vistunarstaða sem notaðir eru í starfsemi TR. Skjala- og upplýsingastefnan nær til allra þeirra sem starfa hjá TR, umboða TR hjá sýslumönnum, verktaka og samningsbundinna aðila.

Markmið

• Að tryggja að skráning, vistun og meðferð skjala sé í samræmi við lög, reglugerðir og reglur Þjóðskjalasafns Íslands.
• Tryggja að varðveisla gagna og skjala sé með þeim hætti að þau séu aðgengileg þegar á þarf að halda fyrir þá starfsmenn sem hafa til þess heimild.
• Að tryggja öryggi, áreiðanleika og heilleika skjala
• Tryggja skipulögð og samræmd vinnubrögð starfsmanna við meðferð og varðveislu skjala.
• Að ávallt sé ljóst hvernig vinna á með skjöl, hvaða skjöl skal varðveita og að aðgangur að þeim sé skýr.
• Tryggja að upplýsingar sem varða ákvarðanatöku í málum viðskiptavina séu skráðar með skipulögðum hætti.

Ábyrgð

• Forstjóri ber ábyrgð á að skjala- og upplýsingastefna TR sé í samræmi við lög og reglur.
• Skjalastjóri TR ber ábyrgð á framkvæmd og innleiðingu skjalastjórnar og að framfylgja skjala- og upplýsingastefnu.
• Framkvæmdastjórar bera ábyrgð á að gildandi verklagsreglum um meðferð skjala sé framfylgt innan þeirra málaflokka í samráði við skjala- og upplýsingastjóra.
• Allir starfsmenn TR og umboða bera ábyrgð á myndun, móttöku og vistun skjala til samræmis við settar verklagsreglur.
• Upplýsingasvið sér um rekstur kerfa, hýsingu rafrænna gagna og skjala og skal tryggja öryggi og áreiðanleika þeirra.