Skjalastefna

Tilgangur

Tilgangur skjalastefnu er að leggja áherslu á skipulagða skjölun og geymslu gagna er varða starfsemi stofnunarinnar.

Umfang

Skjalastefnan tekur til meðhöndlunar og vistunar allra skjala í vörslu TR á rafrænu- og pappírsformi bæði er varðar innri starfsemi TR og alla þá þjónustu sem TR veitir viðskiptavinum sínum. Skjalastefnan nær til allra þeirra sem starfa hjá TR, umboða TR hjá sýslumönnum, verktaka og samningsbundinna aðila.

Markmið

  • Tryggja að varðveisla gagna og skjala sé með þeim hætti að þau séu aðgengileg þegar á þarf að halda fyrir þá starfsmenn sem hafa til þess heimild.
  • Tryggja skipulögð vinnubrögð við daglega meðferð og varðveislu skjala.
  • Að ávallt sé ljóst hvernig vinna á með skjöl, hvaða skjöl skal varðveita og að aðgangur að þeim sé skýr.
  • Tryggja að upplýsingar sem varða ákvarðanatöku í málum viðskiptavina séu skráðar með skipulögðum hætti.
  • Að skjalakerfi TR sé auðvelt í notkun, aðgengilegt og að þar séu öll skjöl merkt samkvæmt málalykli.
  • Uppfylla lög og reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

Ábyrgð

  • Forstjóri og framkvæmdastjórn bera ábyrgð á skjalamálum TR
  • Skjalastjóri TR sér um daglegan rekstur stjórnkerfis skjala í samvinnu við faghóp á hverju sviði. 
  • Allir starfsmenn TR og umboða bera ábyrgð á því að vinna samkvæmt skjalastefnu.

Endurskoðun

Skjalastefnan skal endurskoðuð árlega og vera aðgengileg fyrir alla starfsmenn TR og umboða.